VIAF è un'associazione NO PROFIT legalmente riconosciuta. Come tale ha regolare statuto e regolamento. Ogni SOCI versano la quota sociale annuale e partecipano all'Assemblea dei Soci per distribuire le cariche sociali mediante elezione, per approvare i bilanci e per discutere di ogni aspetto riguardante le attività interne ed esterne.
Il Consiglio Direttivo è formato da Presidente, Vice Presidente, Segretario-Economo e Consiglieri; è eletto dall'Assemblea dei soci e si occupa della gestione ordinaria per tutto ciò che attiene all'Associazione. I Probiviri e i Revisori dei conti, anch'essi eletti dall'Assemblea dei Soci; i primi si occupano di verificare la legittimità dei bilanci, mentre ai secondi vengono sottoposti i casi di violazione di Statuto o Regolamento per l'applicazione delle dovute sanzioni... ma qui da noi hanno sempre pochissimo da fare!
Tutti i soci VIAF, abbiano o meno una determinata carica sociale, sono e restano dei VOLONTARI, e mettono a disposizione il loro tempo e il loro lavoro a titolo gratuito.
L'Associazione VIAF NoProfit gestisce una Comunità di utenti formata da tutti quelli che si iscrivono sul sito di VIAF. Chi desidera partecipare attivamente alle attività deve passare attraverso il "rito" del colloquio introduttivo e della prova di volo, formalità richieste più che altro per fare conoscenza e spiegare cos'è VIAF e qual è la sua missione sociale.
Le attività sono gestite attraverso tre dipartimenti:
Il DIPARTIMENTO OPERAZIONI si occupa di tenere i contatti con gli organismi dell'Associazione, di diffonderne i comunicati e le linee guida, e di gestire e organizzare le attività dei Gruppi di Volo Virtuale. Al momento i Gruppi di volo sono tre, e operano su tre differenti simulatori di volo: DCS nella versione OPEN BETA, DCS nella versione STABLE e FALCON BMS versione 4.36. Il dipartimento Operazioni comunica con i Responsabili dei vari gruppi e raccoglie eventuali indicazioni, segnalazioni o suggerimenti da riportare agli organismi dell'Associazione.
Il Dipartimento ACCADEMIA prende in caricogli utenti che fanno richiesta di frequentare un Corso Accademico, e per ognuno organizza il percorso formativo più adatto in base alle competenze iniziali e al tempo disponibile. Una volta che i "cadetti" terminano gli esami dei corsi, il Dip. Accademia assegna i brevetti e li rinvia al Dip. Operazioni, che li destinerà ufficialmente ai relativi Gruppi di Volo virtuale.
Il Dipartimento WEB infine si occupa della gestione tecnica e grafica di tutto quanto riguardi il Sito e i canali di comunicazione alternativi (Discord, WA, ecc.), e si prende cura altresì dei dominio e dei Server di volo dell'Associazione.
